Já faz algum tempo que eu estava interessado em conhecer novos meios para incentivar a cultura de feedback da Lambda3. Tudo começou quando o William Grasel havia me pedido feedback. Assim logo veio a ideia de promover uma sessão de feedback dentro do próprio time que traria uma visão muito rica e diversa.

Depois de algumas tentativas frustradas, encontrei o Feedback Canvas proposto pelo Matheus Haddad da Webgoal. Logo eu e o Victor Hugo Germano começamos um esforço conjunto para entender como utilizar esta ferramenta de uma forma que fizesse sentido no nosso contexto e assim fizemos várias adaptações.

Adaptações da Ferramenta

As adaptações que fizemos foi visando um contexto diferente do modelo proposto pelo Matheus. O Matheus diz:

“O Feedback Canvas é uma ferramenta criada para ajudar o processo de feedback de uma equipe para um dos seus membros.”

No nosso caso o objetivo era elevar isso para o nível organizacional, ou seja, o Feedback Canvas é uma ferramenta criada para ajudar o processo de feedback da organização. Assim transcende as formações de times e deixa clara as expectativas organizacionais.

Então criamos a nossa própria nomenclatura para o processo: quando uma pessoa quer receber feedback, ela se inscreve no quadro do Feedback Canvas e em seguida o feedbackee (pessoa que recebe feedback) convida os feedbackers (as pessoas que irão dar feedback) e um facilitador. Neste ponto existem duas restrições:

• os feedbackers precisam ser pessoas que já trabalharam com feedbackee, não necessariamente alguém da equipe dela atual.
• o feedbackee tem um limite de até 4 feedbackers.

O Feedback Canvas da Lambda3 possui 5 areas a serem preenchidas coletivamente. Segue um descritivo de cada area:

1) Carreira – Nesta área é a carreira na qual o pessoa a receber feedback será avaliada (ela escolhe que escolhe).

Adaptação Lambda3: Na ferramenta original esta área se chamava competência. Temos hoje 4 “carreiras” dentro da Lambda3, como as pessoas dentro da Lambda3 realizam trabalhos diferentes (consultoria, desenvolvimento, comercial, administrativo), entendemos que existem prioridades diferentes para cada pessoa que atua nessas áreas diferentes, e por isso resolvemos dividir.

2) Skills – Nesta área serão apresentadas as skills que se espera das pessoas que atuam na carreira escolhida. Estas skills são divididas em duas categorias: hard skills (técnicas) e soft skills (interpessoal). Cada carreira tem cerca de 10 skills a serem observadas, com aproximadamente 5 hard skills e 5 soft skills, podendo variar de carreira para carreira. A intenção aqui é conseguir ter alguma restrição quanto ao total de skills avaliadas, mais para simplificar o modelo, do que torná-lo moroso.

É importante observar que estas não são as únicas skills necessárias para a carreira, entretanto para tornar o processo mais objetivo, priorizamos as que consideramos mais importantes.

Adaptação Lambda3: Na ferramenta original esta área se chamava atividades. No modelo proposto o feedbackee escolhe em conjunto a sua equipe quais são as skills, e no nosso modelo estas skill já vem pré-determinadas. Fizemos esta alteração com o objetivo tornar o processo mais objetivo e criar uma expectativa clara para toda a organização que se espera daquelas carreiras.

3)​ Escala – Escala de proficiência em uma determinada skill. Que começou seguindo o modelo proposto pelo Matheus, e adaptamos para algo mais próximo do Modelo Dreyfus de aquisição de conhecimento.

Adaptação Lambda3: Na ferramenta original esta área se chamava classificação e a escala se aplicava para a Carreira toda e aqui a escala se aplica individualmente para cada skill.

4) Celebração – Pontos notórios indentificados para o feedbackee. Relembrar fatos que trouxeram trazem grande benefício para seus pares. É importante que a celebração esteja pautada em uma fato.

Adaptação Lambda3: Na ferramenta original esta área se chamava Pontos Positivos.

5) Stop / Start – Feedback construtivo sobre o que o indivíduo deve “Parar de fazer” e em contra partida, “começar a fazer” para melhorar na visão de seus pares. Um exemplo seria: Fulano deve “Parar de permanecer em silêncio nas reuniões e começar a participar mais”.

Adaptação Lambda3: Na ferramenta original esta área não existia pois esta surgiu da fusão de duas areas da ferramenta original, as áreas Pontos Negativos e Ações de Melhoria.

Quanto aos itens 4 e 5, existe uma diferença clara do modelo apresentado pelo Matheus: Tiramos a noção de Pontos Positivos e Pontos Negativos. Por quê? Queríamos ancorar as reuniões para que os participantes não pensassem no que as pessoas são, mas como elas agem. Assim, é muito mais fácil passar um feedback construtivo, evitando que o feedbackee entre numa posição defensiva.

Escala de proficiência

Fomos atrás de criar um entendimento sobre os graus de proficiência. No momento, no nosso wiki, essa é a definição:

1) Não possui conhecimento e experiência. É um iniciante no tema. Não é capaz de produzir nada sozinho.

2) Possui um pequeno conhecimento e pouca habilidade. Está dando os primeiros passos no tema e está aprendendo. É capaz de produzir coisas bem simples sozinho.

3) Possui um bom conhecimento sobre o tema. Está praticando sem maiores problemas, obtendo bons resultados. É capaz de andar com as suas própria pernas. Trata sepradamente todos os aspectos com igual importancia. Reconhecimento de problema já resolvido para tomada de decisões.

4) Possui um bom conhecimento e habilidade sobre o tema. Também toma a frente dos problemas para resolvê-los. É capaz de resolver problemas complexos. Naturalmente planeja suas ações.

5) Domina o tema. É um expert. Profunda compreensão sobre o tema. Visão macro da situação. Consegue priorizar cada aspecto baseado na sua importancia. Percebe riscos em decisões técnicas.

6) Consegue combinar conhecimentos para melhorar ainda mais seu trabalho. Entende os principios e os valores e consegue devira-los para suas ações. Toma decisões intuitivamente. Tem visão do que é possível.

7) Domina totalmente sua execução. Não há mais necessidade de princípios, não presta atenção na seu desempenho. Transcende regras, guias e máximas.​​

O Processo

O processo do Feedback Canvas é constituído de de 6 partes:

1. Pré-Game
2. Introdução
3. Pontuação de Skills
4. Data Gathering
5. Generate Insights
6. Encerramento

Eu explico detalhadamente cada uma das etapas em uma apresentação chamada do Manual do Feedback Canvas logo abaixo.

Conclusão

Esta ferramenta tem nos ajudado bastante a comunicação interna entre as pessoas, e foi um primeiro passo para melhorar a nossa cultura de feedback. Claro este tipo de coisa não vai mudar da noite para o dia para o uso de uma nova ferramenta, mas as melhorias já são perceptíveis.

Foi essencial a percepção de que deveríamos adaptar a ferramenta ao nosso contexto e não seguir o proposto “by the book”. Infelizmente ainda vejo muitas iniciativas de adoção de métodos ágeis, ferramentas de melhoria contínua, ferramentas de feedback, frameworks de facilitação que ainda não entenderam que tudo depende do seu contexto e que a adaptação além de essencial e deve contínua, revisando estes periodicamente.

Gostaria de agradecer ao Matheus Haddad que me influenciou a escrever este post e ao Victor Hugo Germano que contribuiu com a elaboração do post e da ferramenta toda em sí.

No futuro espero que Lambda3 tenha uma cultura de feedback mais sólida e que o Feedback Canvas não seja mais necessário.