Muito se engana quem pensa que Agilidade é avessa a todo tipo de planejamento! No Scrum, planejamos o tempo todo: as Reuniões Diárias são fundamentais para planejar o trabalho restante para atingir o objetivo da sprint; na Retrospectiva, planejamos ações para trabalhar as oportunidades de melhoria; no Refinamento, entendemos e refinamos os itens de backlog que estão dentro do planejamento das próximas sprints…

E tudo começa com a Planning, oficialmente a cerimônia de planejamento do Scrum!

Por nortear o desenvolvimento de toda a iteração é muito importante que ela aconteça sem muitas intervenções. Pensando nisso, elaborei um pequeno checklist para que o Scrum Master faça o planejamento da cerimônia (olha o planejamento aí de novo, gente!):

• Selecionar participantes que façam sentido: geralmente, Time Scrum, Product Owner e Scrum Master são suficientes para a cerimônia, mas já participei de Plannings em que o Product Owner sugeriu a participação de algum usuário para conhecer a dinâmica ou mesmo, tirar dúvidas.
• Enviar um convite a todos e reservar uma sala: gosto de agendar a recorrência de todas as cerimônias, para criar o hábito. Da mesma forma, prefiro levar o Time Scrum para um ambiente onde não sejam importunados ou distraídos por questões do dia a dia.
• Certificar que há material necessário: cartas de Planning Poker, post its, canetas, quadro para escrever, projetor… Planeje tudo para que não sejam interrompidos para buscar materiais durante a cerimônia.
•  Verificar o backlog: é altamente recomendável que as histórias da Planning tenham passado ao menos por uma cerimônia de refinamento. Vocês não podem perder tempo de Planning com o Product Owner quebrando histórias “ao vivo”.
• Verificar se as histórias estão disponíveis e priorizadas: alguns times que trabalhei pediam para ter as histórias disponíveis na ferramenta antes da cerimônia, para que pudessem ler seu conteúdo, por mais que elas passaram por um refinamento. Vale perguntar ao seu Time Scrum se eles preferem trabalhar assim também.
• Verificar se todos sabem o que estão fazendo: nem sempre o Planning Poker é simples, sobretudo em Times Scrum novos. Vocês precisam conversar antes sobre como fazer estimativas, para que todos falem a mesma língua e meçam pela mesma régua. Entrou alguém novo no time? Você vai virar professor novamente…
• Verificar Definition of Ready/Done: como diz o velho ditado, “o combinado não sai caro”. Quanto mais as expectativas estiverem alinhadas, maior será o sucesso da Planning e, futuramente, da Review.

Com estes cuidados você levará o Time Scrum para uma cerimônia mais eficaz, pois fez a “lição de casa” e tem planejado um conjunto de coisas que farão a coisa toda correr macio. Obviamente você vai pensar em alguns itens a mais, que fazem sentido para a sua realidade.

Sugiro que você pegue todos estes itens e faça um checklist de tudo que precisa para preparar a Planning do seu Time Scrum.

Durante a cerimônia, também existem alguns pontos interessantes que precisamos estar ligados:

• Prepare o ambiente: minutos antes da hora, prepare a sala, disponha os materiais necessários pela sala.
• Timebox: para todas as reuniões que facilitar, comece e termine no horário agendado! É de bom tom! Eu tenho TOC com timebox: na hora marcada eu estou na sala, esperando os participantes e procuro começar o mais próximo possível do horário agendado. Sim, sou malvado e não saio caçando as pessoas para a reunião. 🙂
• Objetivos e foco: abra a cerimônia relembrando a importância deste encontro e, por isso, a presença (física e mental) é importantíssima para o sucesso da entrega. Combine o que farão com notebooks, tablets, celulares e smart watches,.
• Definition of ready: deixe claro que o Time espera que as histórias trazidas para a cerimônia atendam a determinados critérios, acordados previamente com todos os envolvidos. Obviamente você terá que fazer concessões, algumas vezes. Mas estas são ótimas oportunidades de estreitar os laços com o Product Owner: ofereça ajuda, ensine… Trabalhe com ele para que a qualidade das histórias seja cada vez melhor (o que refletirá na qualidade da entrega).
• Tenha em mente a quantidade de histórias que serão discutidas: isso vai te ajudar a definir o tempo que cada história terá até que sejam aceitas, pontuadas e passadas para o Sprint Backlog.
• Crie pequenos timeboxes: não deixe que uma história se alongue muito. Use de bom senso e saiba quando intervir e pedir para passar para a próxima. Lembrem-se: vocês têm um objetivo. Dê uma olhada na Dica do Arthur sobre o tema.
• Crie um Parking Lot: o assunto se alongou e ramificou demais? anote em alguma área visível, como um backlog de assuntos que o Time precisa discutir em outro momento. Lembre-se do seu foco!
• Empodere o Time: não é por que o Product Owner trouxe 50 histórias para a planning que o Time deverá aceitá-las e entregá-las na iteração! O TIme deve se sentir confortavelmente desafiado com o que se compromete a entregar! É a coisa do “desafiador, porém viável”. Mas o Time tem a força e deve se sentir empoderado para dizer “não” quando necessário.

E, pra fechar com chave de ouro, eis alguns itens que você pode se atentar, ao final da cerimônia:

• Objetivo da Sprint: confirme se o Sprint Backlog atende aos objetivos da Sprint. Repasse as histórias que foram aceitas e a pontuação total acordada.
• Definition of Done: hora de deixar o Product Owner mais seguro, relembrando ao Time Scrum quais serão os critérios que o Product Owner precisa aceitar para que uma história seja considerada concluída.
• Faça o setup da Sprint: se você trabalha com VSTS, como eu, verifique se as datas, capacity, time e day offs estão adequadamente preenchidos na ferramenta.
• Crie a ponte para a Planning 2: eu sei que existem correntes que defendem que não é preciso estimar tarefas. Não é nosso intuito discutir este ponto neste artigo. Mas, se você trabalha com VSTS e quer acompanhar o burndown, o Time terá que quebrar as histórias em tarefas e colocar um tempo estimado para cada uma delas. Para times novos em Scrum, acredito que seja um passo aceitável. Lembre-se: Planning 2 é coisa de desenvolvedor; não precisa prender o Product Owner para ouvir discussões técnicas.

A Planning é uma cerimônia relativamente simples, mas fundamental. Se você tinha alguma dúvida sobre a presença de planejamento dentro do scrum, acredito que, depois de todos estes bullets você vai repensar um pouco mais sobre o assunto, certo?

Mas o importante aqui é que estes itens todos sejam uma inspiração para que você mesmo crie os bullets que fazem sentido para o seu ambiente. Diga não para receitas prontas e nunca deixe de experimentar!

Marcelo Leite

International Certified Coach. Agile Coach na Lambda3. Agilista criativo, curioso e detalhista, apaixonado por música, cachorros, técnicas de facilitação, cultura organizacional e comportamento. Criador do Agile Momentum, blog que fala sobre agilidade com personalidade & criatividade.