Como trazer melhorias de processo para sua organização? De que forma influenciar a empresa onde você trabalha a seguir para um processo de melhoria Contínua? Como ajudar minha empresa a se tornar um ambiente inovador? É sobre essas e outras possibilidades que vamos falar hoje.

Quando fiz minha primeira especialização em Gestão de TI (há 10 anos #velho), existia uma divisão clara quanto à forma de organização de um time de tecnologia em uma organização: tem o time que constrói software, o time que mantém os sistemas funcionando e o time que determina as decisões de investimento – que normalmente se chama “area de negócio”. Nesta época, também ainda se acreditava que TI era apenas um custo para o negócio, e que não precisaria se aproximar da parte estratégica da organização. Bem, o mundo mudou: cultura devOps, times auto gerenciados, entrega contínua, Innovation Models, incubadoras digitais, transformação digital, startups, etc, etc, etc. É o momento de olhar para o mundo com novos olhos, e encarar essa mudança de paradigma de uma maneira clara e objetiva.

Com o contexto de negócio das organizações cada vez mais complexo, é necessário uma abordagem evolutiva para se alcançar mudanças em nossas organizações. A evolução de processos devem alcançar a mesma velocidade de mudança que nós falamos hoje em dia em entrega de software. No mundo VUCA que vivemos, não há metodologia prescritiva ou framework salvador que irá resolver todos os seus problemas futuros. Não caia na onda dos grandes e complexos modelos de maturidade para solucionar o problema de gestão, inovação ou entrega de software. Mais importante do que balas de prata, precisamos aprender a melhorar continuamente nossa forma de trabalho, e olhar para gestão de uma forma mais científica.

Como levar sua organização para a modernidade? Bem, além de muito trabalho (muito mesmo), é necessário um entendimento sobre o método de planejar e fomentar a mudança de processos em uma organização. Mais importante do que o resultado final, é necessário incorporar a Melhoria contínua em todo o processo de gestão. Como um agente de mudança, é importante trazer para o trabalho a prática e a disciplina de melhoria contínua.

Mike Rother descreve um modelo de gestão de inovação que a Toyota tem usado chamado “Improvement Kata” em seu livro Toyota Kata: Managing people for Improvement, Adaptiviness and Superior Results. Na visão apresentada em seu livro, o Improvement Kata não chega a ser uma metodologia, mas um framework de propósito geral para alcançar objetivos onde o caminho para se alcançar resultados é incerto. Mike tenta trazer o pensamento científico para o mundo da gestão, principalmente no contexto que nossas organizações atuais operam: um mundo ambíguo, complexo, volátil e incerto.

O pensamento científico é um modelo mental de atuar em uma coordenação intencional entre o que acreditamos que irá acontecer(teoria) e o que realmente acontece(evidência), utilizando tais insumos para alcançar um aprendizado sobre essa diferença. Assim, o pensamento científico nos permite navegar em terrenos incertos, e buscar soluções que mais se encaixem em nosso contexto. Inclusive existe todo um movimento de Gestão Baseada em Evidência, caso você queira se aprofundar no tema.

Modelos empíricos de Melhoria Contínua

Improvement Kata

O Improvement Kata é uma visão sobre a gestão que foca em desenvolver a capacidade da organização em se movimentar em um mundo de incertezas e desafios. Eventualmente todos na organização podem utilizar o processo como forma de gerar mudança e melhoria. A intenção é criar uma cultura de experimentação, melhoria e inovação contínuas. A melhoria de processos deve ser trazida para o dia-a-dia dos times, e não apenas estar na mão de “especialistas” em processos: quem executa o trabalho deve ser capaz de mudar o processo para que se possa trabalhar melhor.

O Improvement Kata é dividido em 4 etapas claras:

Entendendo a Direção ou Desafio

Iniciamos o Kata entendendo a visão que inspira a mudança organizacional. É necessário entender que todo o trabalho a ser executado precisa ser apoiado em uma visão que demanda melhoria contínua. Dan Pink descreve claramente esse processo em seu livro “First, start with Why”. Espere encontrar obstáculos pelo caminho, ao entender a direção para onde se pretende seguir. O interessante é remover tais obstáculos através da experimentação.
Esta direção precisa ser materializada tanto no ponto de vista da organização, quanto no ponto de seu Value Stream.

Este processo deve resultar em resultados mensuráveis para seus clientes, com uma visão de médio prazo para ser alcançada

Avaliando a situação Atual

Neste momento é importante buscar os fatos e dados que consigam descrever onde a organização se encontra em relação à Direção e Missão estabelecidas para a empresa, no nível do processo. Isso vai ajudar a definir o próximo alvo de trabalho. A idéia é encontrar o padrão atual de operação para se chegar ao próximo alvo de padrão de operação.

Definindo o próximo Alvo

É importante definir qual será o próximo alvo de atuação. Um alvo é descrito em detalhes mensuráveis de como se espera que o processo funcione. É uma descrição clara do padrão de operação que se espera ser alcançado numa data futura. Isso pode ser determinado no nível de programa para times que trabalham em processos baseados em fluxo, ou no planejamento de iterações para times que usam métodos interativos

Iterando o trabalho para alcançar o próximo alvo

Uma condição alvo determina o processo de melhoria sendo endereçado, define uma data para onde se espera chegar no resultado e determina como o resultado será medido. Neste ponto não há uma determinação sobre como o time deve atuar. Espera-se que através de vários experimentos, o time possa aprender sobre os resultados.

Como estamos lidando com inovação de processo em condições de incerteza, não há como saber se o time alcançará a condição Alvo. Em teoria todos envolvimento com o Improvement Kata devem executar experimentos de melhoria diariamente. Mike Rother sugere que o grupo responda a estas 5 perguntas:

• Qual é a condição alvo de melhoria?
• Qual a condição atual neste momento?
• Que obstáculos estão impedindo você de alcançar a condição alvo? Quais você está atuando agora?
• Qual é seu próximo passo? O que você espera encontrar?
• Quando podemos ver o que aprendemos com esse próximo passo?

A intenção é utilizar um processo parecido com o que engenheiros e designers usam.  Assim como TDD é sobre experimentação e evolução de design, o trabalho na melhoria de processos pode seguir caminhos semelhantes. A intenção não é predeterminar um método de trabalho para melhoria de processos, mas criar um processos de aprendizado e experimentação.

Mike Rother tem muito material descrevendo todo o Kata em seu Slideshare. Recomendo!

Ferramenta de Ação em sistemas Humanos

Hendrik Esser, que tive a oportunidade de conhecer ano passado na Polônia, durante o Agile Europe, apresenta um modelo bastante semelhante de melhoria de processos e atuação em sistemas Humanos. Apresentando o case de Transformação organizacional na Ericsson, Hendrik Esser descreveu um pouco dos desafios e os resultados de seu trabalho. O argumento de Esser é que, toda vez que atuamos na influência de um sistema, não basta apenas pensar na ação sob processos e estruturas, mas levar em consideração os aspectos do sistema humano que é influenciado por nossas ações. Assim, ao pensar nas restrições de um sistema organizacional, temos múltiplas relações entre as restrições de sistemas: Processos, Estruturas, Comportamentos e Capacidades.

Trabalhar na mudança de processos em uma organização é olhar de maneira sistemática para o sistema de restrições que influenciam esse sistema. Para tal, Esser propõe um modelo empírico de melhoria contínua bastante semelhante com o Improvement Kata apresentado acima.

Como todo bom coach (!), existe uma Matrix 2×2 que representa a visão do trabalho executado na Ericsson:
O Modelo de atuação é semelhante ao descrito como método científico: A partir de uma hipótese ou estado esperado, o grupo passa a enxergar no contexto de atuação dos quatro quadrantes quais serão as ações planejadas.

Se a intenção é, por exemplo, reduzir a quantidade de problemas em produção, existem ações para serem tomadas em todas as óticas do sistema: Atuar em comportamentos nocivos quanto à execução das tarefas, ajudar o time a ter capacidade de melhorar a qualidade das entregas, pensar em maneiras de incorporar processos de qualidade e talvez aproximar o time de outros especialistas. A intenção é avaliar o estado desejado e criar experimentos em diversas frentes.

Neste direcionamento, o time trabalharia periodicamente avaliando os resultados e resignificando o problemas e/ou estado desejados.

Você consegue verificar um caminho como o descrito acima para ajudar seu processo atual de melhoria de processos? É possível incorporar ações semelhantes em suas iniciativas?