Olá pessoal, tudo bem? Selecionei 4 tópicos onde eu explico qual é a importância de cada um na facilitação, com o objetivo de tirar todas as suas dúvidas e também dar um up nas suas reuniões! Bora conferir?

O que é facilitação?
É um meio de comunicação utilizando técnicas e ferramentas, para engajar um grupo e ajudá-lo a descobrir ou atingir os seus propósitos.

Papel de uma pessoa facilitadora
O papel de uma pessoa facilitadora vai além de estruturar uma reunião, essa pessoa de forma neutra deverá ajudar o time encontrar soluções para resolver problemas. É essencial que a pessoa não tome decisões ou tenha alguma autoridade (cargo) perante os participantes da reunião.

Perfil para uma pessoa facilitadora
As principais características desse perfil são:

• Organizada.
• Escuta Ativa.
• Paciente.
• Flexível.
• Servir e gostar de ajudar, realizando ações voltadas para a criação de um ambiente seguro e estimulante.
• Direcionadora, buscando e conduzindo a conversa para os objetivos acordados.
• Criativa, instigando o lado inovador do grupo, mantendo a liberdade de expressão.
• Ser analítico e interferir na dinâmica à medida que a equipe se dispersa do objetivo.

Os 4 pilares da facilitação

1- Direcionar e Conduzir
A pessoa facilitadora deverá dedicar o maior tempo dela nesse pilar, pois ele é a base de tudo. Então, olharemos para timebox, definiremos uma pauta bem estruturada, e no início da reunião é importante que seja explicado o passo a passo de como deve ocorrer a dinâmica para tirar possíveis dúvidas.
Isso faz com que a reunião tenha fundamento e que não se torne um bicho de sete cabeças.

Observação: esse pilar deverá acontecer antes da reunião, pois é preciso estudar uma estratégia da forma que ela será executada.

2- Engajar as pessoas
É muito importante que a pessoa facilitadora guie os participantes focados para um bom resultado como falamos anteriormente, pois quando tocamos no tópico engajamento é preciso citar um ambiente seguro para que todos participem sem medo de expor suas ideais e opiniões.

Além disso, deve praticar a escuta ativa para fortalecer ainda mais deste ambiente seguro.

3- Analisar e interferir
Quando estamos em uma reunião é muito comum surgir algumas situações que nos tirem do foco, a pessoa facilitadora deverá ficar atenta quando isso ocorrer, pois precisará interferir para retornar ao assunto principal.

Observação: como citamos no primeiro pilar, estudar e traçar uma estratégia antes da reunião, pode te ajudar ficar focado no objetivo.

Há também outras situações em que você deve agir. Exemplo: Quando as pessoas estão muito quietas, neste caso é preciso entender o cenário e pensar numa abordagem ou até um quebra gelo para iniciar a comunicação. A participação de todos os envolvidos é sempre muito importante, pois terá um impacto significativo no resultado final.

4- Consenso
Primeiramente é importante dizer que é normal ter discordâncias entre as pessoas !

TUDO BEM, NÃO É RUIM VOCÊ EXPOR SUA OPINIÃO, pois se todos na sala sempre concordam com o mesmo ponto de vista, então algo está errado! Será necessário voltar ao segundo pilar, “engajamento das pessoas”. Quando se trata de divergências, as razões para diferentes opiniões variam muito. Pode ser por falta de comunicação ou até um desalinhamento de valores pessoais com valores profissionais, por exemplo.

Faz parte do trabalho da pessoa facilitadora, conduzir o grupo por meio de perguntas mais assertivas sobre o cenário que estão vivenciando para que possam alcançar a sintonia.

Observação: Consentir não significa achar que aquela é a melhor solução! Consentir significa que você não tem nenhuma objeção à proposta em consideração, pois não é uma competição e ninguém está ganhando ou perdendo.

Você também pode ouvir aqui o episódio para o #PodcastDaLambda sobre o tema.

Erros mais comuns

• Facilitar sem estar preparado, sem contexto;
• Esquecer de dar o contexto da dinâmica;
• Não controlar o timebox;
• Não interromper as pessoas que fogem do objetivo da conversa;
• Sair da cerimônia sem traçar planos de ações a serem aplicados ou revistos.

Dicas

• Crie uma estrutura de como a reunião será conduzida;
• Um “quebra gelo” é sempre legal antes de iniciar o assunto principal;
• Deixar claro qual é o objetivo e o foco da reunião;
• Apresente ou relembre o timebox disposto para a reunião;
• Controle o timebox de cada etapa;
• Prepare-se para as mudanças, pois tudo o que você planejou para a reunião pode ser alterado e será necessário ter outras estratégias na manga;
• Tome menos decisões possíveis, deixe as pessoas tomarem as decisões;
• Use votação para possíveis escolhas, sempre é bom fazer uma filtragem;
• Puxe as pessoas para criar/executar ações após a identificação de problemas (eles precisam sair do papel).

Camila Alves

Olá sou a Camila, tenho mais de 8 anos na área de projetos, onde consolidei conhecimento em gestão de projetos, engenharia de software, análise de processos, levantamento de requisitos, banco de dados, SCRUM e outras Metodologias Ágeis. Buscando sempre trazer todas essas experiências e conhecimento para o meu dia a dia. Sou extremamente proativa, adaptável e acredito 100% no trabalho em equipe.